Conciliação bancária para PJ: como cruzar cartão, PIX e boleto sem perder nenhum centavo
Conciliação bancária é o processo de comparar o que você vendeu com o que efetivamente entrou na conta, identificando diferenças causadas por taxas, chargebacks, antecipações ou lançamentos em datas diferentes. Sem ela, você nunca sabe se a adquirente está te pagando corretamente.
Por que a maioria das empresas descobre o problema tarde demais?
Você não perde dinheiro em uma única transação grande — perde em centenas de pequenas diferenças que ninguém confere.
Taxas MDR descontadas erradas, antecipação de recebíveis que muda o calendário de crédito, chargeback lançado dois meses depois da venda: cada um desses eventos cria uma diferença entre o que você espera receber e o que aparece no extrato. Sem conciliação, essas diferenças se acumulam silenciosamente.
Quais são os três métodos de conciliação?
| Método | Como funciona | Tempo gasto por mês | Indicado para |
|---|---|---|---|
| Manual | Baixar relatório da adquirente em PDF, extrato bancário em PDF e cruzar linha por linha | 6 a 20 horas | Empresas com até 50 transações/mês |
| Planilha | Exportar relatórios em CSV, importar em planilha com fórmulas PROCV/XLOOKUP para casar lançamentos | 2 a 5 horas | Empresas com 50 a 500 transações/mês |
| API / sistema integrado | Integração direta entre adquirente, banco e ERP — conciliação acontece automaticamente | 15 a 30 minutos (revisão) | Empresas acima de 500 transações/mês ou que querem escalar |
O método certo depende do seu volume, não do seu tamanho. Uma loja pequena com alto giro pode precisar de API antes de uma empresa maior com poucos clientes.
Como extrair o relatório da adquirente?
Cada adquirente chama esse relatório de forma diferente: "relatório de vendas", "extrato de recebíveis" ou "agenda financeira". O que você precisa é do arquivo com:
- Data da venda
- Data de crédito (quando o dinheiro entra na conta)
- Valor bruto da transação
- Taxa cobrada (MDR)
- Valor líquido creditado
- NSU ou ID da transação
Baixe esse arquivo em CSV — não em PDF — para conseguir trabalhar com fórmulas.
Como rastrear o PIX corretamente?
O PIX tem um identificador chamado E2E ID (End-to-End ID), gerado automaticamente para cada transação. Ele aparece no extrato bancário e no relatório da plataforma de cobrança. Use o E2E ID para casar os lançamentos quando a descrição do extrato não for suficiente.
Na Conta Stone PJ, cada PIX recebido aparece com o E2E ID visível no detalhamento da transação, o que facilita o rastreamento mesmo em volumes altos.
Quais são os problemas mais comuns na conciliação?
Taxa não considerada no cálculo
Você vendeu R$ 1.000 no cartão e esperava receber R$ 1.000. Mas a taxa MDR de 1,99% já foi descontada — você recebeu R$ 980,10. Se o seu controle não considera esse desconto, o saldo vai ficar errado todo mês.
Antecipação de recebíveis fora do calendário original
Quando você antecipa recebíveis, as parcelas que viriam em datas futuras são agrupadas e creditadas de uma vez, com deságio. O relatório de recebíveis original já não vale mais — você precisa baixar o relatório de antecipações para saber quais parcelas foram quitadas.
Chargeback fora do mês da venda
O cliente contestou uma compra feita em março, mas o chargeback foi processado em maio. Se você não conciliar mês a mês com atenção a estornos, vai fechar um mês com saldo maior do que o real e descobrir o problema dois meses depois.
Passo a passo de uma conciliação mensal
- Baixe o extrato bancário do mês em CSV.
- Baixe o relatório de vendas da adquirente com data de crédito no período.
- Baixe o relatório de antecipações, se houver.
- No extrato bancário, filtre as entradas relacionadas a vendas.
- Para cada entrada, localize o registro correspondente no relatório da adquirente usando o valor líquido ou o NSU.
- Marque os que casaram. Os que não casaram são os pendentes — verifique data, taxa e possível chargeback.
- Calcule a diferença total entre o esperado e o recebido.
Se quiser ver seu fluxo de caixa resultante da conciliação, use nosso simulador de fluxo de caixa para projetar os próximos meses com base no que você efetivamente recebe.
Como a Conta Stone PJ facilita esse processo?
A Conta Stone PJ centraliza recebimentos de maquininha Stone, PIX e boleto em uma única tela, com categorização automática. Isso reduz o trabalho de cruzar relatórios de múltiplas fontes porque boa parte do dinheiro já passa pelo mesmo lugar. Para quem quer comparar as contas disponíveis no mercado, veja nosso comparativo das melhores contas PJ.
Conheça as condições da Conta Stone PJ em conteudo.stone.com.br/.
Perguntas frequentes
Com que frequência devo fazer a conciliação bancária?
O ideal é fazer mensalmente, no fechamento de cada mês. Empresas com alto volume de transações — acima de 200 por mês — ganham ao fazer semanalmente. Deixar acumular três meses ou mais torna o processo muito trabalhoso e aumenta o risco de não encontrar o erro.
O que fazer quando encontro uma diferença que não consigo explicar?
Primeiro, verifique se não é uma taxa nova cobrada pela adquirente. Segundo, cheque se houve algum chargeback no período. Terceiro, confirme se o valor não é de uma antecipação. Se ainda não encontrar a origem, entre em contato com a adquirente informando o NSU ou E2E ID da transação.
Preciso conciliar mesmo que use um sistema de gestão?
Sim. Sistemas de gestão registram o que foi lançado no sistema, não o que foi creditado na conta. Erros de cadastro, taxa cobrada diferente do contratado e chargebacks não processados no sistema podem criar diferenças que só aparecem na conciliação com o extrato real.
Boleto e PIX também precisam de conciliação?
Sim. Boleto pode ser pago com juros ou multa que não foi configurada, ou pode ser pago após o vencimento sem a atualização ter sido capturada. PIX pode ter devolução parcial. Todo meio de pagamento precisa ser conferido contra o extrato.